Comprendre le potentiel de son horaire et agir stratégiquement - Partie 1

Publié par Judy Larocque le 20 août 2013

Par Judy Larocque

Quand vient le temps de gérer leur horaire, la plupart des pratiques ont une approche réactive plutôt que de réserver les rendez-vous de façon énergisante, productive et qui rencontre les besoins des patients et de la pratique. Les changements de dernière minute génèrent du stress, réduisent la productivité et augmentent les pertes de temps. Les bêtes noires habituelles sont évidemment les annulations tardives, les rendez-vous manqués, les temps ouverts dans l’horaire ainsi qu’une gestion inefficace de la durée des rendez-vous selon le traitement prévu. Les autres éléments qui compromettent également la productivité sont les retards à l’horaire, les urgences le jour même et de réserver les rendez-vous des patients en ne tenant pas compte des déplacements limités du dentiste qui ne peut assurer la qualité des soins et sa relation avec le patient s’il doit toujours se déplacer d’une salle à l’autre.

En fait, en regardant l’horaire le matin, le dentiste et son équipe peuvent savoir exactement comment ils se sentiront à la fin de la journée. Vous pouvez dire quel patient téléphonera pour annuler, lequel sera en retard ou simplement absent sans vous avertir au préalable. En général, vous savez déjà si votre journée sera un désastre financier. Pourtant le même scénario se reproduit, jour après jour. Retenez bien qu’une fois la journée commencée, il est trop tard pour changer quoi que ce soit et vous vous demanderez encore pourquoi c’est toujours la même histoire qui se répète.

Ce scénario se reproduit inlassablement parce que vous êtes ancrés dans vos habitudes depuis des années et que vous acceptez le statu quo. « Ce qu’on accepte, on encourage ». Votre quotidien est programmé par les choix que vous et votre équipe avez faits dans le passé.

Il est capital de comprendre que la planification et l’organisation optimales de votre horaire sont indispensables à l’atteinte du succès. En effet, elles réduisent le stress, génèrent du temps et de l’énergie pour répondre aux besoins des patients selon les plus hauts standards et favorisent la productivité et la croissance. La maîtrise de votre horaire dépend incontestablement des trois éléments suivants :

1. Le comportement du patient en ce qui a trait à ses rendez-vous.
2. Les choix que vous et votre équipe faites en matière de planification d’horaire.
3. La valeur que vous accordez à votre temps et aux aspects économiques associés à l’horaire.

À suivre…

• Deuxième partie – À la conquête du patient idéal
• Troisième partie — À la conquête de l’horaire optimal
• Quatrième partie – À la conquête de la valeur de votre temps
• Les indicateurs de performance

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